Cara Mengatur Alokasi Sesi Otomatis
1. Pengantar Pengalokasian Sesi Otomatis
Untuk mengatur kapasitas penerimaan anggota tim secara lebih rasional, Anda dapat menggunakan fungsi alokasi otomatis. Setelah mengaktifkan alokasi otomatis, sesi yang belum dialokasikan akan secara otomatis dan merata didistribusikan ke anggota tim yang sedang online dan telah menerima lebih banyak sesi online daripada jumlah sesi yang dialokasikan.
Untuk melakukan ini, Anda perlu mengatur Status Online dan Penerimaan Bersamaan Harian sebelum menggunakan Pengaturan Alokasi Sesi di Pengaturan.
2. Langkah-langkah Pengaturan
2.1. Atur status online Anda
Ada dua cara untuk memilih status online anggota tim:
Metode 1: Di beranda, klik Avatar di pojok kanan atas dan pilih Status Online
Metode 2: Buka Pengaturan > Tim (memerlukan izin manajer atau tim) untuk menjadwalkan ketersediaan. Saat diaktifkan, akun secara otomatis beralih ke Online selama jam yang ditentukan.
Setelah mengatur status online/offline/sibuk, Anda dapat melihat status online semua anggota tim di Pengaturan - Tim.
Catatan: Status online yang ditetapkan oleh anggota tim hanya berlaku untuk proyek saat ini. Jika Anda perlu mengatur status online untuk proyek lain, Anda perlu beralih proyek dan mengaturnya. Saat beralih ke proyek lain, proyek di mana status online telah ditetapkan tidak akan terpengaruh.
2.2. Tentukan batas penerimaan
Tetapkan batas penerimaan untuk mengatur distribusi sesi. Jika kapasitas sesi anggota melebihi jumlah yang ditetapkan, sesi yang belum dialokasikan akan secara otomatis diberikan kepada mereka.
Anda dapat menuju ke Pengaturan > Tim, menambah atau mengedit anggota, dan menentukan batas penerimaan. Jika alokasi otomatis tidak diperlukan, atur batas ke 0.
Sesuaikan batas penerimaan harian untuk beberapa anggota sekaligus.
2.3. Aktifkan alokasi sesi otomatis
Di Pengaturan - Manajemen Proyek - Pengaturan Chat - Pengaturan Alokasi Sesi, aktifkan Alokasi Otomatis. Untuk pengunjung baru dan lama, Anda dapat mengatur aturan alokasi sesi sesuai kebutuhan Anda.
Untuk pengunjung baru:
- Alokasi jumlah sesi penerimaan: Sistem akan memprioritaskan mengalokasikan sesi ke staf layanan pelanggan dengan jumlah sesi aktif paling sedikit dalam setengah hari terakhir. Staf layanan pelanggan yang offline atau telah melebihi batas penerimaan tidak akan dialokasikan secara otomatis.
- Alokasi berdasarkan urutan layanan pelanggan: Sistem akan menetapkan pelanggan sesuai urutan layanan pelanggan. Pelanggan yang offline atau telah melebihi batas penerimaan tidak akan dialokasikan secara otomatis.
- Alokasi berdasarkan bobot penerimaan anggota: Sistem akan mengalokasikan bobot sesuai batas penerimaan layanan pelanggan. Semakin tinggi batas penerimaan, semakin besar bobot yang dialokasikan.
Untuk pengunjung lama:
- Distribusi berdasarkan Jumlah Sesi Penerimaan/Alokasi berdasarkan Urutan Anggota/Distribusi berdasarkan Bobot Penerimaan Anggota: Konsisten dengan aturan alokasi untuk pengunjung baru.
- Alokasi ke Anggota Asli: Sistem secara otomatis mengalokasikan sesi pengunjung lama ke layanan pelanggan yang telah melayani pengunjung tersebut (terlepas dari ketersediaan atau batas sesi).
